Содержание:
Документация в компаниях и предприятиях является одним из главных источников получения важной информации. Она создается при совершении определенных бизнес-процессов. Данные возникают на разных этапах работы. Сюда можно отнести оформление договоров, выдачу различных справок сотрудникам, подготовку маркетинговых материалов для организации рекламных кампаний. Такие рутинные задачи требуют много времени. Предпринимателям нужно также найти ответственного сотрудника, который сможет взять на себя обязанности и распределить все процессы на отдельные категории. Чтобы упростить работу, можно использовать систему электронного документооборота. Она включает в себя набор базовых функций, которые позволяют оптимизировать процессы.
Что такое система электронного оборота?
Система электронного документооборота представляет под собой программное обеспечение. Его специально разработали для организации документов. Специалисты смогут создавать документы, вносить правки и сохранять их. При помощи использования современных систем на многих предприятиях удается поддерживать различные варианты перемещения документации. Специалисты имеют возможность классифицировать их по отдельным группам или категориям.
Хранение документации в электронном виде значительно упрощает поиск. В компании не потребуется выделять отдельную комнату или место для хранения бумаг, громоздких папок. Предприниматели смогут выборочно выдать доступ своим сотрудникам для внесения информации или ознакомления с важной информацией. Все бизнес-процессы можно распределять для экономии времени и трудовых ресурсов.
Отличие системы электронной документации от ЕСМ-системы
Многие предприниматели не понимают основные отличия между этими системами. Главным инструментом в работе системы электронной документации являются документы, которые содержат в себе информационную часть и реквизиты. Уполномоченные специалисты смогут регистрировать и контролировать важные процессы. Сюда относят проверку ресурсов и грамотное дальнейшее распоряжение. В результате этого деятельность становится более организационной.
Развитие систем электронного документооборота привело к тому, что начали возникать отдельные функции, позволяющие работать с договорами, расчетными счетами и обращениями. Система электронного документооборота позволяет работать только со структурированными документами. То электронная система медиаресурсов позволяет обрабатывать корпоративный контент. Сюда относят записи со справочников, электронные письма.
Преимущества
Для успешной работы компании требуется следить за всеми основными бизнес-процессами. Они оказываются не эффективными, когда предприниматель допускает огромное количество просроченных задач, на протяжении длительного времени согласовывает документацию. Утеря документов может привести к серьезным негативным последствиям. Именно поэтому стоит обратить внимание на использование современных систем ведения документооборота:
- Возможность сокращения трудовых затрат. В результате этого происходит оптимизация работы с важной информацией на предприятии. Предприниматели смогут ускорить все основные бизнес-процессы и сделать их легче.
- Повышение исполнительной дисциплины. Руководители смогут своевременно контролировать каждый этап работы при помощи внедрения системы электронного документооборота.
- Прозрачность всех бизнес-процессов. На каждом этапе можно отслеживать процесс исполнения. Предпринимателям станет проще контролировать сроки.
- Гарантия сохранности и конфиденциальности информации. Получить доступ к системе смогут только люди, которые имеют соответствующие права. Все изменения, которые вносятся в документацию, будут строго фиксироваться. Благодаря этому предотвращается утечка данных.
- Соблюдение установленных государственных стандартов. Система электронного документооборота обеспечивает полноценное информационное взаимодействие.
- Развитие организованности среди рабочих. Сотрудники компании смогут легко взаимодействовать между собой. В результате этого происходит повышение ответственности за порученные задачи. Дополнительно развивается горизонтальная связь, которая позволяет укрепить корпоративный дух.
- При приеме на работу новых сотрудников можно ускорить их адаптацию. В системе электронного документооборота внедрена система оповещений. Она позволяет оперативно донести новую информацию сотрудники. Пользователь получит права к необходимым документам.
- Увеличение конкурентоспособности на рынке. При помощи ускоренного документооборота можно повысить качество услуг, скорость обслуживания клиентов. В результате этого укрепляются позиции на рынке среди конкурентов.
Все документы сохраняются в специальном электронном архиве. Компании смогут минимизировать расходы на обслуживание бумажного архива. Еще одно немаловажное преимущество – сокращение времени, которое требуется на поиск нужного документа.
Как развивалась система электронного документооборота
Многие компании предпочитают использовать средства цифровизации, чтобы структурировать все организационные моменты. Крупные организации уже давно оптимизировали делопроизводство и документооборот. Сейчас предприниматели ставят перед собой новые цели. Они хотят минимизировать затраты на решение крупных рутинных заданий, операций.
Классическая модель электронной документации не сможет полноценно закрыть все поставленные задачи. Именно поэтому разработчики встраивают новые интеллектуальные сервисы. С их помощью можно минимизировать труд сотрудников, которые тратят много времени на выполнении огромного количества регулярных операций. Сюда можно отнести следующие процессы:
- регистрация входящей документации;
- сравнение нескольких версий документов, чтобы своевременно отследить все возможные расхождения;
- формирование новых поручений с использованием приказов или протоколов на предприятии.
Классические системы ведения электронного документооборота включают в себя стандартный функционал. Он позволяет решить только часть базовых потребностей. Современные версии более функциональные. Благодаря этому на предприятии можно сформировать новый современный класс. Инструменты можно использовать для решения основных запросов из разных отраслей.