Ситуация. Работник, направленный в служебную командировку за границу, предоставил чеки за услуги такси, выписанные на иностранном языке.
Возможно ли принять такие документы для подтверждения произведенных расходов и принятия в состав налоговых затрат?
Мнение. Целесообразно иметь перевод информации, указанной в чеках, на один из государственных языков Республики Беларусь.
Из чего исходим. Командированному работнику возмещаются расходы на проезд (в том числе трансфер, такси) до вокзала, аэропорта к месту отправления, назначения (абз.5 п.9.1.2 Положения № 176).
Нанимателем могут быть возмещены командированному работнику в пределах места командировки за границей расходы на такси, аренду автомобиля на основании подтверждающих документов (ч. 2 п. 14 Положения N 176).
Решение вопроса о возмещении командированному работнику указанных расходов находится в компетенции нанимателя.
Иными словами, если наниматель исходя из производственной необходимости и экономической целесообразности произведенных расходов принимает решение об их возмещении, то они признаются командировочными расходами и учитываются при налогообложении прибыли в составе нормируемых затрат (подп. 1.1. ст. 171 НК).
К отчету об израсходованных суммах прилагаются, в частности, счета, квитанции, выданные юридическими лицами страны-нерезидента (абз.11 ч.1 п.91 Инструкции № 117).
Однако ни Положение № 176, ни Инструкции Нацбанка № 117 не содержат каких-либо конкретных требований о передаче/предоставлении иностранных документов, подтверждающих расходы.
Первичные учетные документы должны быть оформлены на одном из государственных языков: белорусском или русском (п. 3 ст. 9 Закона № 57-З); вместе с тем чеки в данном случае не являются ПУД: командировочные расходы отражают на основании представленного работником авансового отчета после проверки обозначенных в нем сумм и утверждения нанимателем.
Налоговое законодательство содержит требование о переводе документов, составленных на иностранном языке, на один из государственных языков. Для такого перевода установлены особые правила: его верность или подлинность подписи переводчика должны быть засвидетельствованы нотариусом либо Белорусской торгово-промышленной палатой. Вместе с тем эти правила применяются, если документы, представляются в налоговый орган, налоговому агенту в соответствии с п. 1 ст. 22 НК. Представляется, что они не распространяются на перевод подтверждающих документов при командировках.
Таким образом, формально законодательство не обязывает иметь наличие «переведенного» чека за такси, как в данном случае.
Однако целесообразность такого перевода обусловлена, по мнению автора, по крайне мере следующими обстоятельствами.
Нельзя исключить ситуацию, когда при проведении налоговой проверки для обоснования произведенных и/или разрешенных нанимателем к возмещению расходов, которые отнесены в состав налоговых затрат, проверяющие могут потребовать сделать перевод тех же чеков, как предоставление/получение необходимых для исчисления налогов документов, иной информации, касающейся деятельности плательщика (подп.1.6 ст.22, подп.1.1 ст.107 НК).
Кроме того, в таких случаях для целей бухгалтерского учета нелишне принять во внимание принципы осмотрительности и полноты информации (пп.8 и 10 ст.3 Закона № 57-З).
Е.Ф.Герштейн,
заместитель директора
ООО "Даксин Глобал Бел"