- Приобретение топлива без «надежного» ПУДа (экономически необоснованные затраты).
Ситуация. Организация приобретает топливо для своего автомобиля на автозаправках с помощью топливной карты. В соответствии с условиями договора продавец представляет организации отчеты, в которых отражена информация об отпущенном в течение календарного месяца топливе, подписанные ЭЦП продавца.
В бухгалтерском учете топливо приходуется на основании данных отчетов, в которых отсутствует ЭЦП организации, дата составления.
В чем риск. Экономически необоснованные затраты.
Для оприходования топлива в организации отсутствует первичный учетный документ, который бы соответствовал требованиям Закона о бухучете и отчетности в части наличия обязательных реквизитов, установленных для первичного учетного документа. Отчет, подписанный только ЭЦП продавца, для организации не может служить первичным учетным документом для оприходования топлива, т.к. не содержит подписи покупателя.
Что следует из законодательства. По правилам ст.10 Закона о бухучете и отчетности все хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете на основании первичного учетного документа.
Исходя из абз.5 п.1 Постановления Минфина № 13 ЕД может быть составлен в случае купли-продажи ТМЦ, выполнения работ и оказания услуг через автозаправочные станции.
Что рекомендуем. В рассматриваемой ситуации организации следует составить единоличный ПУД для принятия к учету топлива (ЕД), на основании документов (сведений), содержащих информацию о хозяйственной операции – отчета АЗС (такой ЕД необходимо оформлять по каждой операции по заправке транспортного средства (операциям, состоявшимся за день), т.е. при совершении хозоперации или непосредственно после ее совершения).