Содержание:
Определение кадрового аудита и его разновидности
Кадровым аудитом организации называют проверку документов по учёту кадров с целью обнаружения в них расхождений. Проверяют факт наличия кадровой документации с последующим её анализом.
Соотношения кадрового аудита с консалтингом
Нередко происходит путаница в понятиях кадрового консалтинга и аудита. При проведении в организации кадрового консалтинга документацию не проверяют, а помогают местным кадровикам в решении возникших проблем. Специалисты разъясняют нюансы законов. Проведение кадрового аудита не означает отмену кадрового консалтинга. Напротив, они дополняют друг друга.
Понятия полного и выборочного аудита
Проверка кадровой документации может быть полной или избирательной.
Полный
Полным аудитом считают проверку абсолютно всей документации по кадрам. В результате фиксируют все нарушения и выдают пошаговые инструкции по их ликвидации.
Избирательный
Избирательным аудитом называют проверку документов с:
- повышенным риском;
- наибольшим количеством нарушений. Такой аудит даёт обобщённую картину о состоянии кадровой документации и фиксирует слабые места, на которых следует более тщательно сконцентрироваться при оформлении кадровых документов. Повышенным риском, например, обладают документы по:
- трудоустройству иностранцев;
- материальной ответственности;
- охране труда и технике безопасности;
- расчёту с сотрудниками и т. п.
Внутренний и внешний аудит
Проверку документов отдела кадров (ОК) проводят как своими сотрудниками (внутренний аудит), так и с привлечением специалистов из других (независимых) организаций (внешний).
Проведение внутреннего аудита наиболее подходит небольшим организациям с незначительным объёмом документации ОК. Проведение такой проверки поручают сотруднику предприятия, прекрасно владеющего тонкостями трудового законодательства и имеющего практический опыт по оформлению аналогичных документов. Обычно привлекают начальника ОК или юриста.
После завершения внутренней проверки писать отчёт необязательно. А обнаруженные недостатки и ошибки устраняют по ходу работы.
Для проведения внешнего аудита связываются со сторонними организациями, специализирующимися на подобных услугах. Проверяющий совершенно не обязан иметь лицензию (в отличие от специалистов, задействованных в проведении обязательной проверки). Особенность внешней проверки во взгляде на документацию ОК со стороны человеком, абсолютно не заинтересованном в том или ином результате аудита.
Найденные ошибки проверяющие отражают в отчёте. В нём отразят, в какую сумму обошлись бы предприятию штрафы, проинструктируют, как устранить ошибки и не допустить их в последующем.
Когда нужна проверка кадровой документации
В законах чётко не прописаны процедура, сроки и обязанность по проведению аудита делопроизводства ОК. Поэтому его проводят по мере необходимости без привязки к времени. Обоснованием проверки выступает потребность в оценке степени соответствия текущего состояния документов с действующими нормативами. Но, существуют рабочие моменты, когда проведение проверки крайне желательно, чтобы в будущем снять все вопросы по ответственности за совершённые просчёты и не допустить привлечь к различным видам ответственности.
К примеру, проведение кадрового аудита рационально при:
- замене сотрудника ОК, специализирующегося на кадровом делопроизводстве;
- увеличении количества жалоб рабочих во время увольнения, оформления отпусков и т. п.;
- угрозы сотрудников (в особенности уволенных) на перенаправление претензий сотрудникам трудовой инспекции;
- смене руководства предприятия;
- многочисленных увольнениях сотрудников;
- внесении в законодательство поправок относительно регламента по ведению кадрового документооборота;
- предстоящей проверке экспертами государственной инспекции по труду;
- иных ситуациях.
4 стадии аудита кадрового документооборота
Проверку кадрового документооборота обычно проводят на территории (в помещении) заказчика. При аудите анализируют документы, связанные с конфиденциальной информацией. Как правило, документы, аналогичные трудовым книжкам, находятся на сохранности в специализированных сейфах. Соответственно, если проверка будет проводиться на нейтральной территории, то возникнут затруднения с предоставлением к проверке документов в оригинальном виде.
Стадия 1:организационная
На этой стадии:
- выясняют, в чём цель заказчика в проверке документов ОК(внутреннем контроле или предварительной проверке перед основной);
- согласовывают сроки выполнения поверки. Как правило, они обусловлены количеством занятых на предприятии сотрудников и их специализацией. Аудит может проводиться несколько дней, а может и тянуться месяцами;
- издают приказ по предприятию о проведении аудита документов ОК.
Стадия 2:согласовательная
Законодательство не регламентирует единый списка документов, необходимых на каждом предприятии. В различных правовых актах упоминается необходимость вести те или иные журналы, оформлять приказы и др. документы. В соответствии с деятельностью проверяемого предприятия и руководствуясь действующим законодательством, составляют полный список документации, которая обязана быть на данном предприятии.
Предприятие в обязательном порядке должно обзавестись:
- утверждённым приказом по предприятию штатным расписанием;
- договорами о материальной ответственности и трудовыми договорами;
- приказами (распоряжениями), согласно которым принимают на работу, переводят на другую должность, предоставляют отпуск, увольняют и аналогичные приказы, относящиеся к кадрам;
- графиком отпусков на текущий год;
- личными карточками;
- табелями по учёту рабочего времени;
- графиками смен (при посменной работе);
- уведомлениями сотрудников о датах начала и окончания отпуска;
- ПВТР – правилами внутреннего распорядка;
- должностными инструкциями;
- приходно-расходной книгой, учитывающей трудовые книжки (бланки);
- книгу, учитывающую перемещение трудовых книжек или вкладышей к ним;
- трудовыми книжками (если их заполняют на бумаге);
- положением, защищающем личную информацию о сотруднике и распиской на обработку личной информации;
- локальными актами по охране труда (инструкцией по охране труда, журналом по регистрации вводных инструктажей, положением о производственной тайне);
- локальными нормативными актами (положением по оплате труда, положением о премиях, положением о процедуре командирования и т. п.);
- результатами по специальному анализу условий на каждом рабочем месте.
Данный список документов, необходимый сотрудникам ОК, далеко не исчерпывающий. Не исключено, что возникнет необходимость в журналах, учитывающих:
- личные дела;
- отпуска;
- командировочные документы;
- листы трудоспособности со справками;
- сотрудников, состоящих на воинском учёте;
- наличие у сотрудника Полиса об обязательном медицинском освидетельствовании и др.
Стадия 3:процедурнаяная
На этой стадии проводят непосредственно аудит. Сначала проверяют наличие документов в ОК. Анализируют их в соответствии с требованиями закона. Проверяют, чтобы в каждом документе были:
- подпись руководителя ;
- регистрационные номера;
- согласовательная подпись;
- подпись сотрудника о знакомстве с приказом;
- уведомление о выполнении.
С особой тщательностью проверяют соответствие данных в различных документах. Это значит, что оклад и должность в трудовом договоре полностью соответствуют с приказом о приёме на работу и утверждённым штатным расписанием.
Проверяя документы по охране труда, обращают внимание на подпись работника в графе о первичном и периодических инструктажах.
Проверяют ознакомление каждого сотрудника с результатами специального оценивания его рабочего места с условиями труда на нём (их вносят в трудовой договор).при выявлении на рабочем месте вредных факторов, то проверяющие в отчёте акцентируют внимание на необходимости предоставления работнику дополнительной гарантии в виде:
- сокращённого рабочего дня;
- доплаты за вредные условия;
- добавки к отпуску и т. п.
Дополнительно проверяют реальность выполнения работодателем данных гарантий.
Стадия 4:отчётная
По аудиту документов ОК нет установленной законом строгой формы отчётности. Проверяющий пишет отчёт свободно, в формате, принятом в его организации. Главное, чтобы в нём отражались сведения о реальном состоянии документации ОК на момент проверки, обнаруженных погрешностях, действиях по их устранению. Указывают степень достижения цели проверки.
В отчёте учитывают и просьбы клиента: какие вопросы осветить поверхностно, а какие проанализировать детально. Не лишним будет остановиться на нарушенных статьях и размерах вероятных штрафов.
Польза заказчику от аудита кадровых документов
Согласно практике на предприятиях кадровую документацию ведут небрежно. Часто их сопровождение поручают лицам без должных знаний и опыта (секретарю, экономисту, бухгалтеру). А они из-за загруженности основной работой не справляются с обязанностями кадровика.
Предприятие получает огромную пользу от аудита документооборота ОК. В результате проверки руководитель предприятия получает реальное представление о состоянии кадровой документации. Соответствует ли документация новейшим поправкам в законах. И чего не хватает, а в какие достаточно внести коррективы. Это способствует повышению доверия сотрудников к руководителю.
А руководитель предприятия обладает проверенной информацией, позволяющей объективно оценить работу собственных кадровиков и при необходимости своевременно принимать меры по недопущению нарушений в трудовом законодательстве, а следовательно и штрафов.
Помимо ощутимой экономии средств владельцу предприятия кадровый аудит способствует поддержке имиджа о заботливом и ответственном работодателе.